Antes de organizar un workshop en un hotel hay que tener en cuenta una serie de factores y requisitos para que el evento sea todo un éxito. Pero, sobre todo, hay que tener muy claro el objetivo y la finalidad del mismo.

Si bien es cierto que este tipo de iniciativas suponen un gran número de beneficios para las empresas se hace imprescindible identificar las necesidades para ofrecer la máxima calidad. Además, la mayoría de estos talleres de trabajo se dirigen a emprendedores o empleados para que adquieran información relevante y compartan sus conocimientos con el resto. Por lo tanto, la metodología del workshop y una conferencia o ponencia varía sustancialmente.

Elegir el día del workshop

No cabe la menor duda de que organizar un workshop en Vitoria puede ser una experiencia única, pero hay que tener en cuenta que las fechas no coincidan con los días señalados como una feria, un certamen, un partido de fútbol importante o cualquier acto profesional que reste importancia.

Hay que revisar el calendario a conciencia para evitar excusas innecesarias. Además, elegir el día y la hora es determinante para contar con más o menos asistencia, por dicho motivo, hay que conocer bien el perfil del empresario o profesional y adecuarlo a sus horarios.

También, habrá que valorar la duración del taller de trabajo. Lo recomendable es que no sobrepase las tres horas y que sea dinámico con la opción de la interacción de los asistentes e incluir un coffee break o catering para establecer relaciones y crear sinergias. Por lo tanto, la elección del día también va acompañada del número de horas.

Elegir el emplazamiento

Otro aspecto clave para tener un workshop de éxito es el lugar de su celebración. Por ejemplo, si tu elección es un hotel seguro que te encuentras con salones de diferentes tamaños para el evento. No todas las salas cuentan con la misma capacidad, por lo que habrá que elegir el espacio acorde a tus necesidades.

La búsqueda del emplazamiento requiere de un análisis y un filtro previo para una selección adecuada. Por lo tanto, habrá que escoger que el lugar sea céntrico, la posibilidad de parking privado o gratuito, así como el acceso fácil por transporte público.

Si la celebración se realiza en un emplazamiento en el exterior, habría que consultar las posibilidades meteorológicas para tener preparado un plan B como el uso de una carpa en caso de lluvia. Indudablemente, el lugar de celebración representará la imagen de la empresa y los asistentes deben sentirse cómodos en todo momento. Por dicho motivo, habrá que corregir cualquier deficiencia que existiera con el fin de dar respuesta inmediata ante cualquier imprevisto.

Asimismo, hay que tener en cuenta la temperatura ideal o la más agradable para los asistentes. Esto dependerá principalmente de la estación del año. No obstante, la sensación térmica influye en el desarrollo del evento, por lo tanto es recomendable regular el aire acondicionado entre 23 a 26 ºC.

Elementos audiovisuales y técnicos

A la hora de contratar el espacio para la celebración hay que supervisar el material técnico que se va a emplear. Lo normal es que la sala tenga una buena acústica y se incluya la microfonía, proyectores o tomas de línea. En casi todos los workshops se proyectan vídeos o material gráfico durante su desarrollo.

En algunos eventos se realiza algún tipo de actuación musical o animación en escena para crear ambiente. Por dicha razón, hay que revisar que el sonido sea óptimo y la iluminación adecuada para que esta representación se efectúe con todas las garantías.

El catering o cocktail

Por otra parte, cabe indicar que incluir un coffee break a mitad del workshop en una estancia adecuada nos permite ganar puntos. Lo normal es que este tipo de descanso o pausa para el café dure entre 15 a 20 minutos. No solo es el tiempo adecuado para recargar las energías, sino que es ideal para socializar mientras se toma un refrigerio y picotea algo.

Sin lugar a dudas, el coffee break se celebra a media mañana o por la tarde como merienda. El menú deberá ajustarse al horario, ya que por la mañana se pueden incluir dulces y salados, cereales y fruta, zumos, café y leche. No obstante, por la tarde se puede apostar también por refrescos o algún típico tapeo con canapés.

Por otro lado, en función del número de invitados habrá que ajustar la cantidad adecuada para no quedarnos cortos. La proporción correcta son cinco porciones de salado, tres de dulce y 300 ml de bebida por persona.

En definitiva, organizar un workshop es una bonita experiencia, pero requiere de una planificación y organización previa para que todo salga bien. La imagen de una empresa queda representada en este tipo de acciones que afectan a la reputación y el branding.